Privacy verklaring

Ook de Wijkraad heeft zich aan de nieuwe privacy regels te houden de z.g.n. AVG norm.

PRIVACY VERKLARING

1. Algemeen
   De wijkraad De Sprengen verwerkt persoonsgegevens. Het is van belang daarover duidelijk en transparant te communiceren. In dit privacy verklaring geven wij daarom antwoord op de belangrijkste vragen daarover. De wijkraad De Sprengen is juridisch gezien een vereniging.
2. Wat zijn persoonsgegevens?
   Er zijn gegevens die iets over een persoon zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Zoals dat het geval is met een adres. Of met de combinatie van een voornaam met een geboortedatum. Wanneer anderen over die persoonsgegevens beschikken moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Foto’s en video’s worden in dit kader ook gezien als persoonsgegevens.
3. Welke persoonsgegevens
   verwerkt de wijkraad De Sprengen?
   Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dit betreft de volgende gegevensgroepen:
   1. Van onze leden: NAW-gegevens en e-mailadres.
   2. Van onze bestuursleden, redactieleden en webmaster: NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, functie binnen de wijkraad, profielfoto en het IBAN-rekeningnummer.
   3. Van onze adverteerders: NAW-gegevens.
   4. Van de contactpersonen van partijen, met wie wij samenwerken zoals andere wijkraden, relaties, gemeentelijke en provinciale instanties et cetera: naam, e-mailadres en telefoonnummer.4. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens? Het bestuur van de wijkraad is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Het beheer van deze gegevens is binnen de wijkraad als volgt geregeld:
   1. Gegevens van de leden: de ledenadministratie wordt gevoerd door de secretaris en staat op een beveiligde computer. Deze computer is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bij de secretaris bekend is en is voorzien van een adequate virusbescherming. Bij elke mutatie wordt een back-up van de gegevens gemaakt. Deze back-up wordt bewaard op een beveiligde computer (cloud service).
   2. Gegevens van de bestuursleden, redactieleden en webmaster: deze gegevens worden beheerd door de secretaris en voorts door al deze functionarissen zelf. D.w.z. dat ze over elkaars gegevens beschikken. Zij bewaren die gegevens ieder op een met een wachtwoord beveiligde computer met adequate virusbescherming. Het IBAN-rekeningnummer van al deze functionarissen wordt uitsluitend beheerd door de penningmeester.
   3. Gegevens van de adverteerders: deze worden beheerd door de secretaris op een computer die voldoet aan de hiervoor onder 1 genoemde beveiligingsvoorwaarden.
   4. Gegevens van de contactpersonen: deze worden beheerd door de bestuursleden die het contact met de betreffende contactpersoon onderhouden. Zij doen dat op een computer die voldoet aan de hiervoor onder 2 genoemde beveiligingsvoorwaarden.
4. Waarvoor verwerkt de wijkraad De Sprengen deze gegevens?
   De persoonsgegevens, die de wijkraad De Sprengen verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
   1. Leden: Deze gegevens worden vastgelegd om de leden te kunnen informeren en om de ledenadministratie te kunnen beheren.
   2. Bestuursleden, redactieleden en webmaster: Deze gegevens worden vastgelegd om de taken en verantwoordelijkheden van eenieder in beeld te hebben en om met elkaar te kunnen communiceren. Ieders IBAN-rekeningnummer wordt vastgelegd om na declaratie de onkosten te kunnen vergoeden. De profielfoto van de bestuursleden en de redactieleden wordt, indien opportuun, geplaatst in het Wijknieuws en die van eerstgenoemden tevens op de website.
   3. Adverteerders: Deze gegevens worden vastgelegd om met hen contact te kunnen onderhouden en om de facturen te kunnen verzenden.
   4. Contactpersonen: Deze gegevens worden vastgelegd om overzicht te hebben van welke personen binnen de diverse organisaties voor ons aanspreekbaar zijn en om met hen te kunnen communiceren.
5. Verwerkt de wijkraad De Sprengen bijzondere persoonsgegevens?
   Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens zoals die over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden, etniciteit of ras. De wijkraad De Sprengen verwerkt deze gegevens niet.
6. Hoe gaat de wijkraad De Sprengen om met persoonsgegevens?
   Het bewaren van de persoonsgegevens geschiedt zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk voor normaal gebruik binnen de wijkraad of het doel waarvoor zij dienen. Deze gegevens worden niet met derden gedeeld zonder toestemming van betrokkene. Als een mail verstuurd wordt naar meerdere personen worden de e-mailadressen in de BCC geplaatst.
7. Wie kan er bij de persoonsgegevens?
   Alleen de beheerders, hiervoor genoemd onder 4, kunnen bij de persoonsgegevens.
8. Hoelang worden de gegevens bewaard?
   De gegevens worden bewaard zolang deze voor de hiervoor onder 5 genoemde doeleinden worden gebruikt. Daarna worden ze vernietigd.
9. Welke regels gelden bij de verwerking van de persoons-gegevens?
   Bij de verwerking van persoonsgegevens is de wijkraad De Sprengen gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
10. Kan ik zien welke gegevens van mij zijn verwerkt?
    Ja. U kunt daartoe een verzoek indienen bij de secretaris, bereikbaar via info@wijkraaddesprengen.nl.
11. Waar kan ik terecht met een vraag, klacht of een verzoek tot correctie of wissen van gegevens?
    Voor bovengenoemde zaken kunt u zich richten tot het bestuur van de wijkraad via info@wijkraaddesprengen.nl. Het bestuur zal deze verzoeken behandelen zoals is beschreven in de geldende wet- en regelgeving. Mocht uw vraag, klacht of verzoek niet naar wens zijn afgehandeld dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Wijzigingen
    De wijkraad De Sprengen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy verklaring. Als dat gebeurt zal dit via de gebruikelijke communicatiekanalen bekend worden gemaakt.